Correo electrónico en el ámbito laboral: límites de la privacidad

El correo electrónico es el rey de la comunicación en nuestros días en el ámbito laboral. Una herramienta imprescindible para la empresa y para el trabajador, con límites difuminados entre la vida personal y laboral.

Queda afecto a la normativa de protección de datos cuando la dirección de correo pueda ser vinculada a una persona física identificada o identificable. Puede incorporar más información sobre su titular como su asunto, contenido y documentos adjuntos. Incluso la fecha y hora de remisión, pues nos permitirán conocer la actividad desarrollada en un momento determinado e incluso su ubicación.

En el ámbito laboral es frecuente la atribución de correos corporativos a los trabajadores. En estos casos, se plantea hasta que punto la empresa debe de contar con el consentimiento del trabajador para interaccionar con dicho correo, o cuando pueda considerarse exonerada por las excepciones del art. 6.2 de la LOPD. Y ello teniendo en cuenta, la posible utilización conjunta del trabajador de un correo como herramienta laboral, y para su uso personal.

Así lo primero que debe fijarse es el marco de utilización del correo corporativo, en la información que la empresa facilite al trabajador. Aquí se advertirá claramente, entre otras cuestiones, del objeto para el que se facilita el correo, los límites de su utilización y la facultad de revisión que se reserva el empresario.

Lo establece el Artículo 87 LOPDGDD, cuando señala en su punto 2. “El empleador podrá acceder a los contenidos derivados del uso de medios digitales facilitados a los trabajadores a los solos efectos de controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales o estatutarias y de garantizar la integridad de dichos dispositivos”.

El punto siguiente señala: 3. Los empleadores deberán establecer criterios de utilización de los dispositivos digitales respetando en todo caso los estándares mínimos de protección de su intimidad de acuerdo con los usos sociales y los derechos reconocidos constitucional y legalmente. En su elaboración deberán participar los representantes de los trabajadores.

Finalmente se recoge el derecho de los trabajadores a conocer el marco en que se han implantado estos correos: “Los trabajadores deberán ser informados de los criterios de utilización a los que se refiere este apartado”.

Fuera del uso por el propio interesado, nos planteamos la realización de tareas de mantenimiento y los posibles usos inadecuados del correo. Sobre el mantenimiento, las buenas prácticas aconsejan información previa al trabajador, con la posibilidad de estar presente y no acceder a los contenidos.

En situaciones de sospecha de un uso inadecuado del correo electrónico por parte del empleado, el empresario podrá acceder a su control atendiendo importantes prevenciones, en el marco de su facultad de organización de los medios empresariales (art. 20. 3 Estatuto de los Trabajadores).

Los límites del control están en la proporcionalidad en relación al resultado que se pretende, y no entrar en contradicción con el derecho fundamental a la privacidad y al secreto de las comunicaciones. Es importante señalar que el objeto de la protección constitucional (artículo 18 C.E) es el proceso de la comunicación, criterio más amplio que el mensaje transmitido y su contenido.

Así pues, de acuerdo con el Tribunal Constitucional, el objeto directo de protección del art. 18.3 CE (secreto de las comunicaciones), es el proceso de comunicación en libertad y no por sí solo el mensaje transmitido, con independencia de su contenido.

De acuerdo a lo anterior, la regulación interna del uso del correo electrónico por los trabajadores deberá contener, como mínimo, los siguientes extremos:

• Manifestación de la propiedad del correo informático por parte de la empresa.
• Prescripción del uso del correo, sólo profesional o autorización de uso personal.
• Para el caso de autorización para uso personal deberá fijarse si se permite o no en horario laboral y la posible identificación de los correos como personales (por ejemplo “personal” o “privado”).
• Información sobre la posibilidad de controles preventivos, si circunstancias no habituales lo justifican.
• Información sobre la existencia de un régimen sancionador.

De acuerdo a lo anterior, la utilización del correo electrónico en el ámbito laboral, debe de dotarse de una serie de garantías, siendo fundamental la información del trabajador del régimen por el que se rige.

Jesús Medina Jaranay

Director Gerente de Aucón Asesores, S.L.