Solicitud de Datos de Trabajadores por parte de una empresa contratista

Somos una subcontratista y la empresa contratista nos ha pedido datos de distinta naturaleza de los trabajadores que accederán al centro de trabajo del cual ellos son responsables. No sabemos si remitir dicha información por si pudieramos incumplir la normativa de protección de datos.

Respuesta:

Es cierto que existe una responsabilidad empresarial en el caso de subcontratas de obras o servicios. La empresa contratista responde frente a trabajadores de la subcontrata y frente a la propia Seguridad Social en caso de incumplimiento de pago de las cuotas de la Seguridad Social y de las nóminas de los trabajadores. Igualmente tiene un deber de vigilancia de la normativa de prevención de riesgos de aquellas obras o servicios que se desarrollen en sus propios centros de trabajo

Por ello, solicitan distintos tipos de documentos a las subcontratas con el fin de asegurarse que esta misma subcontrata esté al corriente del pago de las nóminas y de los seguros sociales, que ha dado la formación necesaria a sus trabajadores en materia preventiva y que se realizan los controles periódicos de la vigilancia de la salud de los trabajadores cuando legalmente sea necesario. Esta solicitud de datos evidentemente significa una comunicación o cesión de datos de carácter personal desde la subcontrata a la empresa contratista.

Pues bien, desde DATAGESTION entendemos que la forma correcta de remitir esta información que solicita la empresa contratista a la subcontrata es la siguiente:

- No es necesario remitir ningún documento de cotización que incluya datos personales de trabajadores. Se puede acreditar estar al día del pago de las cuotas de los seguros sociales solicitando una certificación negativa por los descubiertos en la Tesorería General de Seguridad Social.

- No es necesario remitir copias de las nóminas firmadas de los trabajadores para acreditar el pago de las mismas. Es posible que el trabajador suscriba un documento en el que manifieste que la subcontrata está al corriente del pago de sus salarios y demás retribuciones.

- Igualmente el trabajador podrá suscribir un documento en el que manifieste, en primer lugar, que ha recibido una formación teórica y práctica, suficiente y adecuada en materia preventiva, y en segundo lugar, que se practican los controles periódicos de la vigilancia de su estado de salud.

De esta forma, se puede remitir a la empresa contratista toda la información que solicita sin necesidad de comunicar datos de carácter personal más allá de los estrictamente necesarios, y sin necesidad de remitir copias de nóminas, documentos de cotización o informes resultantes de la viligancia en la salud, para cuya cesión necesitaríamos el consentimiento de los propios trabajadores.